Planowanie dające wytchnienie
Znów nie udało się wyrobić w zamierzonym terminie? Nic w tym nadzwyczajnego.
Jednak jeśli ułożenie realnego planu pozwalającego na sprawne działanie jest dla Ciebie trudne, warto zrobić to, korzystając ze wsparcia profesjonalistów. Takich ekspertów jak Autor Chrzestny.
Pomogę Ci w:
- Ustaleniu zadań do realizacji
- Poprawnym określeniu czasu i zasobów niezbędnych do realizacji zadań
- Organizacji współpracy z innymi
- Ustaleniu realnych terminów realizacji zadań
Ustalenie zadań do realizacji
Jacek Miał ambitny plan. Sporządził listę rzeczy do zrobienia i wziął w końcu wszystko w swoje ręce.
Gdy zabrał się do realizacji pierwszego zadania, ale okazało się, że trzeba przygotować to i owo. W końcu z godzinnym opóźnieniem zaczął pracę nad pierwszą pozycją z listy. Sprężył się, żeby nadgonić stracony czas i udaje mu się zrobić zadanie w czasie 15 minut krótszym niż planowany. Opóźnienie jest nadal, ale nieco krótsze.
Jacek myśli sobie, że jeśli podobnie się spręży przy kolejnych zadaniach, to przy piątym z nich być może wyprzedzi harmonogram. Ze zwiększoną motywacją zabiera się do drugiego zadania. Jednak najpierw musi posprzątać po poprzednim zadaniu i przygotować kilka rzeczy, których nie ma na liście. Opóźnienie się zwiększa i to mimo zwiększonych wysiłków Jacka nad przyspieszeniem prac.
Czy przeżyłeś kiedyś podobną sytuację?
Często pamięta się o kilku najbardziej zajmujących zadaniach, ale zapomina się o dziesiątkach drobnych zadań pomocniczych, które w sumie nieraz wymagają więcej pracy niż te uwzględnione w planie. Przypomnę Ci o tych licznych drobnostkach. Twoje plany w końcu mają szansę być realne.
Poprawne określenie zasobów niezbędnych do realizacji zadań
Marek, gdy zauważył, że dziesięciolitrowe wiaderko farby, mimo że zawiera 20 razy więcej farby niż półlitrowa puszka, kosztuje tylko 18 razy więcej, postanowił zrobić zapasy. W końcu, kupując dużo na raz, można nieco zaoszczędzić.
W przypadku białej farby, która była podkładem pod każdym jego obrazem, pomysł okazał się świetny. Podobnie było z kilkoma innymi często używanymi kolorami. Jednak zadowolenie ze świetnej inwestycji opuściło Marka kilka miesięcy później, gdy chciał ponownie użyć jednego z kilkunastu rzadziej używanych kolorów. Otworzył wiaderko i znalazł tam ponad 9 l zeschniętej, nienadającej się do niczego farby. Nie dość, że zmarnowało mu się dużo cennych materiałów, to jeszcze wyskoczyło mu nieplanowane wyjście do sklepu.
W sklepie Marek spotkał Zosię. Chwilę porozmawiali. Mógł się jej tam spodziewać, bo ona nigdy nie robi zapasów. Zosia zawsze kupuje tylko tyle, ile potrzebuje danego dnia. Jednak Zosi brakuje czasu na pracę, bo codziennie pół dnia spędza na zakupach (i rozmowach w większości o niczym).
Domyślasz się jak by wpłynęło na pracę Marka i Zosi umiejętność poprawnego określenia ich potrzeb na poszczególne materiały?
Marek mógłby się zdecydować na kupno mniejszych opakowań mniej trwałych materiałów, dzięki czemu mniej by mu się marnowało. To jedno źródło oszczędności. Rzadziej zdarzałyby mu się nieplanowane wyjazdy do sklepów, dzięki czemu miałby więcej czasu na właściwą pracę.
Zosia z kolei odczuła by korzyści jakie niosą ze sobą zakupy hurtowe. Ceny hurtowe to oszczędności finansowe. Większe ilości kupowane naraz, to też zaoszczędzony czas, bo wyprawy do sklepu są rzadsze.
Wielu ludzi ma skłonność do wykorzystywania wszystkiego, co jest w ich zasięgu. Z drugiej strony są skąpcy, którzy wiele gromadzą, ale boją się czegokolwiek użyć w obawie przed marnotrawstwem i w końcu wszystko tracą. Przydzielenie zbyt dużej ilości zasobów prowadzi do marnotrawstwa. Z drugiej strony przydzielenie niewystarczających zasobów może zagrozić realizacji planu, a w mniej drastycznych przypadkach prowadzić do opóźnień lub obniżenia jakości rezultatów. Pomogę Ci w poszukiwaniu złotego środka.
Organizacja współpracy z innymi
Nie ma nic bardziej frustrującego gdy gonią terminy niż bezczynność w oczekiwaniu na materiały mające być dostarczone przez współpracowników. Nawet jeśli nie jesteś hollywoodzkim reżyserem mającym setki współpracowników, to jako artysta zawsze z kimś współpracujesz. Dotyczy to również solistów.
W końcu trzeba współpracować np. z administratorami obiektów, w których pokazujesz swoje dzieła. A jeśli to Twój budynek, to trzeba:
- pilnować regularnych przeglądów instalacji elektrycznej i grzewczej,
- poddawać go kontroli przeciwpożarowej,
- regulowania podatku od nieruchomości, rachunków za prąd, wodę, kanalizację,
- gdy coś się zepsuje, to trzeba załatwić odpowiednią ekipę remontową.
Każdą z tych spraw trzeba wykonać w porozumieniu z innym podmiotem.
Z pewnością umiesz wskazać wiele innych spraw, które również się wiążą z Twoją twórczością, a którymi nie zajmujesz się sam. Pomyśl chwilę.
Współpraca pozwala nam zajmować się tym, w czym jesteśmy najlepsi. Pozwala robić kilka rzeczy jednocześnie. Dzięki temu odpowiednie rozdysponowanie pracy może ograniczyć czas realizacji, a przy okazji można osiągnąć jeszcze lepszy rezultat. Współpraca, choć trudna pozwala na osiągnięcia niemożliwe dla jednostki.
Czy jesteś gotowy na efektywne wykorzystanie swojego czasu?
Ustalenie realnych terminów realizacji zadań
Fani nie lubią czekać w nieskończoność. Naprawdę kolejne przekładanie terminu premiery ich nie bawi.
Wszystkie wcześniej wymienione działania, nie tylko pozwalają na obniżenie kosztów i podnoszenie jakości Twojej działalności twórczej. Pozwalają one również na dokładne określenie terminów realizacji działań. Dotrzymywanie umówionych terminów z pewnością doda Cie wiarygodności.
Realne terminy pozwolą Ci się w końcu wyrabiać na czas. To wpłynie pozytywnie na Twoje samopoczucie. Mniej stresu z powodu naglących terminów.
Czy pomóc Ci sprowadzić Twoje plany na ziemię?